Burn-out op de loer: op zoek naar echte oorzaken en remedies met effect

De veronderstelling: gebrek aan tijd

In een jaarlijkse bevraging geven personeelsleden van het departement Onderwijs en Vorming aan dat arbeid en gezin steeds moeilijker te combineren zijn, en dat leidt tot burn-outs. De voornaamste reden is, althans volgens de respondenten, een gebrek aan tijd.

Maar wat is precies de bron van dit gevoel aan tijdsgebrek? Zijn het de arbeidstaken of het gezinsleven zelf? Of speelt er een andere component, een subjectieve ervaring die je niet meteen kan vatten in patronen in arbeidstijd en andere activiteiten?

De onderzoeksmethode: van tijdsbesteding naar tijdsbeleving

Voor dit onderzoek ontwierp Hbits onder andere een tijdsregistratie met het MOTUS-softwareplatform. De eerste stap was het oplijsten van 80 werktaken, die al de arbeidstaken van het personeel vastlegde.

Het onderzoeksontwerp bevatte ook de registratie van privé-activiteiten.  Zo kwam de combinatie met het gezinsleven in hetvizier. Daarnaast peilden we bij elke activiteit naar tijdsbeleving. Om de resultaten te kaderen, vulden de respondenten ook nog een vragenlijst in vóór en na de registratie.

Alle 281 personeelsleden namen deel aan de studie. Dat betekent dat verschillende functieprofielen, aanstellingsniveaus en diensten erin vertegenwoordigd zijn. Concreet kregen de personeelsleden de vraag om tijdens een volledige week (7 dagen) hun werktijd en persoonlijke tijd te registreren in een online dagboekje.

Het resultaat: oorzaken liggen dieper

De samengestelde tijdsmetingmethode bracht een aantal verrassende resultaten aan het licht:

1. De lengte van de arbeidsweek en de organisatie van arbeid kunnen niet de verklaring van het gevoel van tijdsgebrek zijn, want de werktijd:

• bedraagt gemiddeld 34u/week en dat is even lang als die van de modale werkende Vlaming
• ligt meestal gewoon tussen 9 en 5

2. Tijdsverlies komt door inefficiënte arbeidsprocessen: e-mails, vergaderingen en transport

• Meer dan 8% van alle werkgerelateerde activiteiten hebben te maken met e-mails verwerken en schrijven. Vrijwel continu is 10-15% van de personeelsleden aan het e-mailen, met een piek van 25% aan het begin van de
• Overlegtijd vormt eerder een hindernis dan een faciliterende factor om efficiënter samen te werken, wegens de lange, meestal interne. In de voormiddag is vanaf 10u minstens 25% van het personeel in vergadering. In de namiddag schommelt dit rond 20%. Meer dan 1 op 3 vindt die vergaderingen voor zijn persoon/werk (deels) zinloos.
• De transporttijd van gemiddeld bijna 2 uur per werknemer per dag is een grote bron van frustratie. Dit terwijl de medewerkers de arbeidstaken ook thuis goed tot zeer goed uitvoeren.

Meer dan 1 op 3 vindt de vergaderingen voor zijn persoon/werk (deels) zinloos.

3. Tijdsbeleving tijdens het werk en combinatie met het gezin moet beter.

Vrouwelijke medewerkers rapporteren een zeer hoge tijdsdruk. Dat heeft te maken met zorg voor kinderen en huishouden. Ook een beperkte tijdssoevereiniteit speelt mee. Mannen hebben dezelfde werkomstandigheden maar lijken minder gezinsverantwoordelijkheden te dragen. Dat brengt hun tijdsbeleving veel meer in balans.

• Werktaken met veel autonomie leveren een voldoende tot hoge voldoening op
• Routineuze, eerder instrumentele taken scoren ‘slechts’ voldoende

De oplossing: een co-creatieve aanpak en extern gerichte communicatie

Het personeelsbeleid moet, samen met het personeel, een verbetertraject uitstippelen om het gevoel van autonomie te verhogen. De grootste hinderpalen voor een positieve tijdsbeleving zijn e-mailverkeer en vergadercultuur. Een gefaseerd implementatieplan moet focussen op het wegnemen van die hinderpalen. Ook een verplaatsingsaudit lijkt zinvol, waarbij thuiswerken een deel van de oplossing kan zijn.

Daarnaast zal het beleid ook de externe communicatie onder de loep moeten nemen. Het centrale onderwerp: de werklast (arbeid en gezin) van de werkende vrouw binnen het Departement Onderwijs & Vorming. Enkel als partners ook de taken buiten de werkcontext herverdelen, zal de burn-out onder personeelsleden in de kiem gesmoord kunnen worden.